4 dicas a serem seguidas enquanto lidera uma teleconferência

As chamadas em conferência tornaram-se essencialmente um modo de vida no setor de negócios em meio a uma pandemia.

Com o Coronavírus dominando o mundo, o número de teleconferências aumentou muito. A configuração de uma chamada em conferência é muito simples, o que aumenta ainda mais a demanda por esta invenção humana. O contato com colegas de equipe tornou-se fácil e não há mais nenhuma obrigação de sua presença física todas as vezes.

As pessoas agendam e realizam teleconferências quase todos os dias, sem nem pensar duas vezes na tecnologia que está sendo usada ou em como seus colegas os entendem do outro lado da linha.

Os hosts ou moderadores das teleconferências assumem que o aplicativo de chamadas funcionará bem e que todos ouvirão sua voz corretamente.

Como essas questões críticas nas teleconferências continuam acontecendo, decidi criar um artigo pequeno e conciso que abordasse cada problema e propusesse soluções simples para cada uma delas que poderiam ser seguidas rapidamente para reduzir futuras “desconexões”.

Aqui está como você pode liderar suas chamadas em conferência com eficiência.

  1. Não escolha serviços gratuitos de teleconferência:

    Os serviços gratuitos de conferência começaram por volta do ano 2000 para utilizar a divisão de receita das empresas de telefonia. As receitas de chamadas de longa distância foram compartilhadas entre as partes que transportaram cada chamada da parte emissora para a parte terminadora. A parte inicial seria cobrada pela ligação e a companhia telefônica que cobrava essa conta tinha como pagar as outras empresas que verificaram a ligação. Foi chamado de divisão de receita. No entanto, com a evolução da tecnologia, os empreendedores puderam desenvolver inúmeros planos para fornecer serviços de teleconferência de Internet grátis. Isso parece muito bom no papel. No entanto, os provedores gratuitos causavam tantos milhões de minutos todos os meses que tinham problemas para acompanhar as pontes da conferência para cuidar do tráfego. É por isso que você enfrenta um atraso nas chamadas em conferência gratuitas. Escolha opções pagas e você nunca terá que enfrentar as defasagens de voz.
  2. Nunca faça multitarefa.

    Você pode estar tentando economizar tempo ou realizar mais trabalhos. Infelizmente, nem funciona, pois você acaba perdendo seu tempo e os outros também. Isso ocorre porque você é forçado a se envolver com o outro trabalho e perde a noção do que as pessoas estão falando na conferência. Fica desconfortável quando alguém pede que você dê sua opinião ou, pior ainda, pede que alguém repita uma pergunta que foi feita a você!

    Além disso, o som de embaralhar papéis, digitar ou até mastigar pode transmitir as ondas de rádio, e todos saberão que você está fazendo outra coisa enquanto a chamada está em andamento. Se você liderar uma chamada e realizar várias tarefas, outros o seguirão e a produtividade diminuirá. Nunca faça multitarefa.
  3. Não deixe de silenciar os conferencistas.

    A maioria dos líderes aprendeu isso da maneira mais difícil, ao fazê-lo em uma chamada ao vivo. É absolutamente confuso, e se o moderador não o corrigir e decidir continuar, a ligação pode se tornar um perigo, com muitos conferencistas fugindo do local. .
  4. O viva-voz é um estrito NÃO.

    Alguns líderes adoram usar o viva-voz no celular. Isso é bom se você colocar a boca a uma curta distância do alto-falante do telefone durante a extensão da chamada. No entanto, alguns mediadores gostam de andar e conversar. Isso apresenta um dilema, porque quando alguém se afasta do microfone, sua voz desaparece. Quando você adiciona várias pessoas na mesma sala ao redor do viva-voz, o microfone capta sons aleatórios dentro da sala, interrompendo a chamada.

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